Dokumentenmanagement & Archivierung

"Digitales Dokumentenmanagement macht Unternehmen effizienter."

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) beinhaltet die Rechte und Pflichten im Umgang mit digitalen Geschäftsdaten.

Die neue Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) verbessert den Schutz personenbezogener Daten, erhöht die Rechenschaftsplicht bei Verstößen gegen den Datenschutz und bringt einheitliche europäische Standards. 

Daraus und aus der fortschreitenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen ergeben sich eine Reihe von neuen Anforderungen. Anforderungen an digitales Dokumentenmanagement:

  • Sie wollen Ihre Infrastruktur entlasten?
  • Sie wollen digitale Dokumente rechtssicher archivieren?
  • Sie wollen E-Mails einfacher managen?
  • Sie wollen mit Dokumenten einfacher arbeiten?
  • Sie wollen Prozesse digitalisieren?

Mail- und Fileserver - Archivierung kann Ihre Effektivität im Arbeitsalltag steigern.

Mail- und File-Server Archivierung

Durch E-Mail Archivierung sollen rechtsverbindliche Aufbewahrungsfristen eingehalten sowie E-Mail Server (Microsoft Exchange) durch Auslagern auf Archivmedien entlastet werden. Nach der Archivierung reduziert sich der Speicherbedarf um bis zu 80 Prozent. Weitere Vorteile:

Datensicherungszeiten werden um bis zu 50 Prozent kürzer und verschwundene E-Mails können im laufenden Betrieb innerhalb von Sekunden wiederhergestellt werden. Der Lebenszyklus eines Dokumentes beträgt im Normalfall nur wenige Tage bis einige Wochen. Mehr als 85 Prozent der gespeicherten Dokumente sind älter als sechs Monate, werden selten oder nie mehr benötigt aber nicht mehr gelöscht. Andere Dateien dürfen aus rechtlichen Gründen nicht gelöscht werden und dennoch geschieht es. FAZIT: Achten Sie darauf, dass Ihre File Server nicht ein Dasein als teure Daten-Deponien fristen.

Dokumenten Management System (DMS)

Aufgabe eines DMS ist es, den Dokumenten-Lebenszyklus von der Erstellung, über die Änderung bis zur Freigabe zu steuern. Ehe die endgültige Version eines Dokumentes vorliegt und revisionssicher abgelegt werden kann, sind oft zahlreiche Bearbeitungs- und Freigabeschritte erforderlich.

Ein DMS stellt alle erforderlichen Dokumenten-Management-Funktionen für Ihre Geschäftsprozesse bereit: Von der Vorlagenbibliothek über prozessbezogene Bearbeitungsfunktionen, bis hin zur Erzeugung nicht veränderbarer Formate (PDF, TIFF, etc.) für die revisionssichere Ablage. In Verbindung mit einem Aktenmodell haben Sie einen großen Schritt in Richtung Enterprise Content Management getan.

BASYS Bremen bietet Dokumenten Management System - Lösungen genau abgestimmt auf Ihre Belange.
ECM Lösungen organisieren die interne Prozessstrukturen.

Enterprise-Content-Management (ECM)

Jede unternehmerische Aktivität beginnt mit einem Dokument und bis zur Erledigung des Geschäftsfalles kommen weitere Dokumente dazu. Dokumente und Daten, die während des gesamten Prozesses von verschiedenen Personen mit unterschiedlichen Systemen erzeugt wurden. Das logische und konsistente Zusammenführen aller Informationen aus unterschiedlichen Quellen zu übersichtlichen digitalen Akten ist essenziell für fehlerfreie und schnelle Fallbearbeitung.

Erreicht werden kann dieses Ziel mit Enterprise-Content-Management (ECM). Ein Strategie- und Managementkonzept, welches alle Informationstechnologien in ein Gesamtkonzept einbezieht, um Informationen und Dokumente zu erfassen, zusammenzuführen und auszutauschen.

ECM ist die Basis zur Digitalisierung von Prozessen.

Im Bereich Dokumentenmanagement &Archivierung arbeitet BASYS mit dem folgenden Hersteller zusammen:

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