gestapelte Akten

Was ist Ihnen lieber: Aktenordner oder Automatisierung?

Das papierlose Büro ist effizient, nachhaltig und kostensparend. Nutzen Sie schon die Vorteile von digitalisierten Geschäftsprozessen? 

Etwas mehr als ein ganzes Jahr ist schon seit dem ersten Corona-Lockdown Mitte März 2020 vergangen. Insbesondere diese spezielle (und anhaltende) Pandemie-Situation hat uns ganz klar vor Augen geführt, wie wichtig es für jedes Unternehmen ist, sich digital aufzustellen und die Mitarbeiter kontinuierlich zu schulen. An der digitalen Transformation kommt nun mal keiner mehr vorbei – auch wenn der eine oder andere sich vielleicht innerlich dagegen zu sperren versucht. Viele Arbeitnehmer haben, im Gegensatz zu manchem Arbeitgeber, das Homeoffice und dessen Vorteile schnell zu schätzen und zu lieben gelernt. Einer Bitkom-Studie aus Herbst 2020 zufolge würde mittlerweile sogar jeder fünfte Berufstätige weiter weg vom Arbeitsort ziehen, wenn er auch zukünftig größtenteils flexibel und mobil arbeiten könnte. Modernere Hard- und Softwarelösungen beispielsweise, neue Arbeitsweisen oder angepasste Prozesse sorgen nämlich nicht nur für eine erzwungene Veränderung des altbekannten Arbeitsalltages – das große Verbesserungspotenzial im Sinne von Vereinfachungen und Zeitersparnis sowie die Chance auf damit einhergehenden wirtschaftlichen Erfolg sollte ebenso betrachtet werden.

Laufen Ihre Unternehmensprozesse schon (teil-)automatisiert, ortsunabhängig und frei von Medienbrüchen ab? Oder sind Ihre Prozesse noch gänzlich bzw. zu einem großen Anteil papierbasiert, sodass Ihre Mitarbeiter ohne die Aktenordner aus dem Büro geradezu aufgeschmissen sind? Damit wären Sie auf jeden Fall nicht allein. Durchschnittlich verzichten derzeit nur etwa 6% der deutschen Unternehmen vollständig auf papierbasierte Abläufe.

Das papierlose Büro, auch Digital Office genannt, bietet jedoch zahlreiche Möglichkeiten, um nicht nur ressourcenschonender zu arbeiten, sondern gleichzeitig auch noch effektivere Workflows zu schaffen. Mithilfe der Nutzung moderner Technologien erreichen Sie einfachere und gleichzeitig effizientere Prozesse, machen einen großen Schritt in Richtung Nachhaltigkeit, steigern zudem die Mitarbeiterproduktivität und -zufriedenheit und sparen dabei ebenso eine Menge Kosten ein. Klingt verlockend, oder?

Der Umstieg sollte jedoch stets gut geplant und in einzelnen Etappen erfolgen. Es handelt sich um einen Prozess, der das gesamte Unternehmen – und damit dementsprechend auch jeden einzelnen Mitarbeiter – betrifft. Werden bei diesem großen Projekt zu viele Teilprojekte gleichzeitig angegangen oder die Mitarbeiter nicht genug einbezogen, kann es dazu führen, dass einzelne Personen z. B. aus Unverständnis oder Frust dazu übergehen, Papierformulare und dessen digitale Zwillinge parallel zueinander zu nutzen. Das schafft nicht nur Doppelarbeit, sondern blockiert den Fortschritt.

Planen Sie also rechtzeitig im Voraus und bleiben Sie konsequent. Achten Sie darauf, dass das eigentliche Ziel, also die tatsächliche Abschaffung des Papiers, bei Ihrem Vorhaben im Vordergrund steht und stehen bleibt. Insgesamt treiben nämlich auch kleine Einzelschritte die Digitalisierung des gesamten Unternehmens voran und unterstützen Sie so auch auf dem Weg in ein papierärmeres und gleichzeitig effizienteres Büro. Vielleicht wird es zukünftig dann auch irgendwann 100% papierlos agieren können.

Und wie beginnt man, die schweren Aktenordner zu verbannen? Der Prozess gliedert sich grob in folgende Teilschritte:

  • Phase 1 | Die Bestandsaufnahme: Wie ist der derzeitige Status Quo? Was liegt bereits in digitaler Form vor? Welche Prozesse sind noch zu 100% papierbasiert? In welchen Unternehmensbereichen wird am meisten Papier verschwendet, z. B. durch das Ausdrucken von E-Mails?
  • Phase 2 | Die Planung: Welche Prozesse lassen sich am einfachsten digitalisieren? Mit welcher Abteilung sollte begonnen werden? Wie können Sie die Mitarbeiter einbeziehen? Benötigen Sie Unterstützung von außen? Welche Software ist geeignet für die Dokumentenverwaltung, welche für das Projektmanagement, welche verbessert die interne und externe Kommunikation?
  • Phase 3 | Die Durchführung: Nach und nach werden nun alle Unternehmensprozesse anhand der in der Planungsphase festgelegte Reihenfolge betrachtet, digitalisiert und anschließend ggf. weiter optimiert. Beginnen Sie z. B. mit der Digitalisierung von allen in Papierform vorliegenden Geschäftsdokumenten, ist vor allem die Ablage der Dokumente in einer sinnvollen, für alle verständlichen Ordnerstruktur und die rechtssichere Aufbewahrungs- sowie Backup-Möglichkeit von besonderer Wichtigkeit.
  • Hilfsmittel: Nutzen Sie Hilfsmittel, die die produktive und papierfreie Zusammenarbeit im Team fördern, wie z. B. das Kollaborationstool Microsoft Teams. Weitere praktische Digitalisierungs-Hilfen könnten u. a. auch digitale Formulare, automatisierte Workflows oder eigene Business-Applikationen sein. Bei der Einführung neuer Tools und Techniken ist es aber immer notwendig, dass Ihre Mitarbeiter ausreichend geschult werden, um das volle Potenzial für Arbeitserleichterungen ausschöpfen zu können.