Insbesondere der anhaltende Fachkräftemangel trägt Sorge dafür, dass vielen wichtigen IT-Abläufen in Unternehmen nicht mehr die erforderliche Aufmerksamkeit geschenkt werden kann, die sie eigentlich benötigen. Durch die Auslagerung von wiederkehrenden Tätigkeiten an einen IT-Dienstleister, den sogenannten Managed Services, kann das Problem des fehlenden Know-hows oder der beschränkten Ressourcen allerdings geschickt umgangen werden.
Werden ausgewählte IT-Aufgaben an externe Fachkräfte bzw. einen IT-Dienstleister übergeben, verschaffen sich Unternehmen und ihre IT-Abteilungen mehr Zeit für ihre eigentlichen Kernaufgaben und -kompetenzen – So sorgen Managed Services für eine sinnvolle Entlastung beim Tagesgeschäft der einzelnen IT-Mitarbeitenden. Dazu werden Teilbereiche der eigenen IT identifiziert und Art, Umfang und Qualität der Leistungen gemeinsam definiert, welche abgegeben werden sollen. Diese Aufgaben werden als wiederkehrende Leistungen durch den Dienstleister, auch Managed Service Provider (MSP) genannt, erbracht.
Managed Services bringen wesentliche Vorteile in das Unternehmen: Neben dem Ausgleich des Fachkräftemangels in Form von zeitlichen Ressourcen verbessert sich durch das zusätzliche Know-how vor allem auch die IT-Sicherheit. Darüber hinaus wird die Hochverfügbarkeit erleichtert und einige weitere Vorteile ergeben sich.
Mike Wagner (Geschäftsführer) im Gespräch mit André Wark (Leiter Managed Services).
Ich habe André bei einem gemeinsamen Kaffee fünf Fragen zu Managed Services gestellt:
Was begeistert Dich persönlich an Managed Services?
Für diese Frage muss ich etwas ausholen. Bei BASYS haben wir viele verschiedene Kunden, die unterschiedlicher kaum sein könnten. Von einem metallverarbeitenden Konzern bis hin zu Krankenhäusern ist alles dabei. Diese auf den ersten Blick sehr unterschiedlichen Geschäftspartner haben bei genauerer Betrachtung einige Gemeinsamkeiten. Ich finde es spannend, mir die Systeme und Prozesse der Kunden genau anzuschauen und dann zu prüfen, wo wir mit unseren Services den Kunden unterstützen können. Es gibt bei allen Kunden Aufgaben, die regelmäßig erfolgen müssen, wie z.B. Wartung der Server oder Firewall-Systeme. Wenn diese Aufgaben nur in größeren Abständen zueinander alle paar Monate oder Jahre durchgeführt werden müssen, fehlt es bei den meisten Kunden an Routine. Wir führen solche Wartungsarbeiten oft und regelmäßig durch, sodass wir diese Aufgaben nach einem festen Standard abarbeiten können. Ich persönlich bin ein sehr strukturierter Typ und finde es daher super, wenn ich die komplexen Abläufe mit einem Standard versehen kann.
Warum entscheiden sich unsere Kunden für Managed Services?
Am besten trifft es “Schuster bleib bei Deinen Leisten”. Die IT-Welt wird immer komplexer und es gibt einfach nicht mehr den einen Administrator, der sich um “die IT” als Ganzes kümmert. Es werden viele einzelne Spezialisten benötigt, um die Vielfalt händeln zu können. Banken sind heutzutage beispielsweise eher ein IT-Security-Unternehmen mit Bankfunktion. Was die Kollegen allein im Bereich Security leisten, ist kaum vorstellbar. Aus diesem Grund geben viele diese Verantwortung ab und überlassen Spezialisten diese Teilaufgaben.
Was zeichnet die Mitarbeiter:innen in Deinem Team besonders aus?
Meine Mitarbeiter:innen sind klasse! Wenn man an Managed Service denkt, kommt den meisten zuerst “immer wieder das gleiche machen” und “langweilig” in den Sinn. Dies ist so aber nicht ganz richtig. Okay, wir machen oft das Gleiche – aber nur, so lange wie ein Ablauf auch gut ist. Nichts ist so beständig wie der Wandel. Abläufe überholen sich schnell selbst und mein Team muss ständig neue Standards definieren, welche anschließend bei unseren Kunden etabliert werden. Daher ist mein Team sehr prozessorientiert aufgestellt, um Neuerungen in die Abläufe zu integrieren.
Wo geht Deiner Meinung nach die Reise mit den Managed Services hin?
Ich gehe davon aus, dass wir immer mehr in Fachbereiche und Spezialisierungen rücken werden. Der Bereich Managed Services wird branchenübergreifend ein immer wichtigeres Thema werden. Aufgaben, die heute noch mit Selbstverständlichkeit von einem Unternehmen eigenständig durchgeführt werden, können morgen bereits bei einem Spezialisten outgesourct werden, um den Fokus auf das eigene Kerngeschäft zu verstärken. Das Mindset entwickelt sich immer mehr in diese Richtung.
Welchen Tipp bzw. welchen Ratschlag möchtest Du Unternehmern mitgeben, die sich vielleicht für Managed Services entscheiden wollen?
Ich möchte Unternehmern raten, es einfach zu versuchen. Wenn ich einen bestehenden Prozess hinterfrage, warum etwas genauso gemacht wird, kommt oft als Antwort “Das haben wir schon immer so gemacht”. Dass es funktioniert, wie es gemacht wird, steht außer Frage. Aber optimal ist es deshalb oft leider nicht. Solche Optimierungen können meist nur die Spezialisten erkennen und etablieren. Daher mein dringlicher Ratschlag: Habt Mut, alte Zöpfe abzuschneiden!
Vielen Dank für Deine Ausführungen und Deine Arbeit an diesem wichtigen Thema, André. Klasse, dass Du und Dein Team jeden Tag dafür sorgen, dass so viele unserer Kunden und Kundinnen sorglos arbeiten können und die IT somit einfach läuft!