Erfolgreiche Projekte sind diejenigen, die es schaffen, die Arbeitsweise der Menschen zu verändern. Das kann mitunter eine schwierige Aufgabe sein. Es gilt, die Erwartungen – nicht nur des Managements, sondern auch der Nutzer und anderer Interessengruppen – zu erfüllen. Was entscheidet also über das Scheitern oder den Erfolg von Projekten, insbesondere bei der Einführung von Cloud-Lösungen? Um den Erfolg zu erreichen ist es wichtig, von Beginn des Projekts an einen klaren Plan für das Veränderungsmanagement und die Umsetzung zu haben. Ohne diesen Plan können selbst die in der Theorie erfolgreichsten Projekte schnell in der Praxis scheitern.
Mike Wagner (Geschäftsführer) im Gespräch mit Michael Hollmann (Leiter Cloud Change& Adoption).
Ich habe Michael bei einem gemeinsamen Kaffee fünf Fragen zu Change & Adoption gestellt:
Warum ist Change & Adoption aus Deiner Sicht so wichtig bei der Einführung von M365-Cloud-Produkten?
Jedes Cloud-Projekt, das erfolgreich sein will, muss die Arbeitsweise der Menschen verändern. Das ist nicht immer einfach, denn die Menschen haben unterschiedliche Vorstellungen davon, was ein erfolgreiches Projekt überhaupt ausmacht. Von Beginn des Projekts an einen Plan für das Veränderungsmanagement und die Umsetzung zu haben, ist ein Faktor, der die Zufriedenheit aller Beteiligten beeinflusst.
Die meisten Microsoft 365-Implementierungsprojekte sind beispielsweise gescheitert, weil die Menschen bzw. die anschließenden Nutzer in der Einführung ignoriert wurden. Der Fokus lag einzig und allein auf dem technischen Projekt. Und das führt unweigerlich zu Misserfolgen. Ein aktives Änderungsmanagement mit einem angemessenen Adoptionsprogramm kann dies verhindern und führt mit größerer Wahrscheinlichkeit zum Einführungserfolg.
Auf den Punkt gebracht: Welche Top 5 Erfolgsfaktoren siehst Du?
1. Ein klar definierter Umfang: Für eine erfolgreiche Einführung ist es wichtig, von Anfang an klare Erwartungen zu formulieren. Dazu gehört die Festlegung von Zielen, Zeitplänen sowie Rollen und Verantwortlichkeiten für alle Beteiligten.
2. Kommunikation: Für ein effektives Veränderungsmanagement ist es wichtig, dass alle am Projekt Beteiligten ihre Rolle, ihre Ziele und ihren Zeitplan auch verstehen. Regelmäßige Kommunikation mit den Beteiligten schafft Vertrauen und verringert den Widerstand gegen Veränderungen.
3. Schulung: Die Menschen brauchen Zeit, um neue Systeme und Prozesse zu lernen. Je mehr Schulungen sie erhalten, um z.B. Office 365 effizient zu nutzen, desto schneller können sie sich anpassen und wieder zu produktiven Teammitgliedern werden.
4. Unterstützung: Die Einführung kann mit vielen Fragen verbunden sein. Es muss sichergestellt sein, dass die Nutzer:innen Zugang zu einem sachkundigen und unterstützenden Team haben, das ihre Fragen beantwortet, ihnen hilft, sich schnell einzuarbeiten, und sie anleitet.
5. Messung: Die Verfolgung der Nutzung und der Projektergebnisse ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht und die Erwartungen am besten sogar übertroffen werden. Dies hilft, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Nur dann können auftretende Probleme rechtzeitig angegangen werden.
Letztendlich hängt eine erfolgreiche Einführung davon ab, dass die Bedürfnisse der Nutzer:innen und Interessensgruppen verstanden werden, die Prozesse des Änderungsmanagements entsprechend gestaltet und während des gesamten Projektzyklus das richtige Maß an Schulung und Unterstützung an. Wenn Du Dich an diesen fünf Erfolgsfaktoren orientierst, kannst Du sicherstellen, dass Office 365 oder ein anderer Cloud-Dienst erfolgreich eingeführt wird und du den größtmöglichen Nutzen für dein Unternehmen erzielst.
Was zeichnet die Mitarbeiter:Innen in Deinem Team besonders aus?
Unser Team, mit der Erfahrung aus vielen Veränderungsprojekten und Anpassungsprogrammen, ist begeistert von modernen, kollaborativen Arbeitsweisen. Wir sind es gewohnt, in traditionellen und agilen Projekten zu arbeiten. Wir lieben es, Menschen zu inspirieren und Unternehmen durch Veränderungen zu führen. Kultiviert ist eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Das Team hat eine gute Mischung aus jungen, innovativen, unternehmerisch denkenden Menschen und langjähriger Führungserfahrung. Und ich glaube, wir sind eine Truppe von wirklich mitreißenden Trainer:innen und Coaches, die im wahrsten Sinne richtig Spaß an ihrer Arbeit haben. Allen Teammitgliedern gefällt wirklich sehr, was sie da tagtäglich für unsere Kunden und Kundinnen erreichen. Das Spüren auch die Partner, mit denen wir in den Projekten zusammenarbeiten dürfen. Nach kurzer Zeit sind diese ebenso angezündet und haben richtig Lust auf die neuen Werkzeuge und die Art und Weise damit zu arbeiten.
Wie sehen Du und Dein Team die Zukunft von Change & Adoption?
Da immer mehr Unternehmen auf die Cloud umsteigen, gibt es einen größeren Bedarf an guten Change-Management-Prozessen und -Tools. Außerdem sind die Menschen mit zunehmender Gewöhnung an die Technologie in ihrem Alltag auch eher bereit, neue Technologien am Arbeitsplatz einzusetzen. Daraus ergeben sich große Chancen für Unternehmen, die in der Lage sind, innovative und benutzerfreundliche Tools wie z.B. Office 365 anzubieten. Mit der richtigen Kombination aus Change-Management-Prozessen und -Werkzeugen können Unternehmen eine erfolgreiche Einführung von Office 365 oder einem anderen Cloud-Dienst sicherstellen.
Der Bedarf und die Notwendigkeit für gutes Veränderungsmanagement sind riesengroß. Darum arbeiten wir gerade daran, unsere Erfahrungen, Werkzeuge und Formate einer großen Menge an Unternehmen zugänglich zu machen. Wir feiern mit unseren Kunden große Erfolge, doch das ist nicht genug. Wir brennen so sehr für dieses wichtige Thema, dass wir unsere Reichweite massiv erhöhen möchten. Das Thema ist zu wichtig, als dass nur eine kleine Auswahl an Kunden davon profitieren sollte.
Change&Adoption sind aus meiner Sicht zukünftig nicht mehr wegzudenken. Und das ist gut so. Denn endlich steht hier der Mitarbeitende im Mittelpunkt der Projekte und das zahlt sich nicht nur für diese aus, sondern, wenn man es richtig macht, auch enorm für die Unternehmen und Organisationen.
Was würdest Du gerne jemandem raten, der gerade dabei ist ein M365-Cloud-Projekt zu starten?
Mein Rat an alle, die ein Microsoft365 Cloud-Projekt beginnen, ist, den Erfolg von Anfang an zu planen. Stelle sicher, dass Du einen klaren Umfang und Zeitplan hast und dass alle Beteiligten ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen. Kommuniziere regelmäßig mit den Beteiligten, damit sie wissen, was passiert und warum. Biete Schulungen an, um sicherzustellen, dass die Nutzer:innen mit der neuen Technologie vertraut sind. Stelle sicher, dass während des Prozesses ein angemessenes Maß an Unterstützung zur Verfügung steht und verfolge den Fortschritt und die Nutzungskennzahlen, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden. Wenn Du diese Schritte befolgst, wird Dein Projekt mit großer Wahrscheinlichkeit erfolgreich sein!
Und der wahrscheinlich wichtigste Tipp: Suche Dir einen Partner, der solche Veränderungsprojekte schon begleitet hat. Mach hier keine Experimente. Denn wenn das Projekt einmal gescheitert ist, ist es verdammt schwer, es wieder einzufangen. Idealerweise nimmst Du Kontakt zu uns auf – Ist ja klar 😉
Michael, danke für die spannenden Insides und dafür, dass Ihr euch stark dafür macht, dass die Cloud-Projekte unserer Kunden und Kundinnen wirklich erfolgreich werden!