Doch wie genau erreicht man eine produktive Zusammenarbeit? Wir sind der Meinung, dass die Einführung von Microsoft Teams in Unternehmen ein großes Potenzial für die stetige Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation mit sich bringt. Die Kombination aus bekannten Office-Diensten, strukturierter Dateiablage und kluger Integration von Drittanbieter-Software schafft einen erheblichen Mehrwert für die Produktivität eines jeden Teammitgliedes. Offensichtlich hat Microsoft sein arbeitserleichterndes Multifunktionstool nicht ohne Grund MS Teams getauft. Der Teamwork-Gedanke in Kombination mit einer großen Portion technischem Innovationsspirit inspiriert die Macher fortwährend zur Optimierung und neuen Features, die den Komfort stetig verbessern und das Miteinander im Arbeitsalltag erleichtern sollen.
Jedes Werkzeug ist allerdings nur so gut, wie der Mensch, der es schlussendlich bedient. Deshalb ist es umso wichtiger, dass vor der Einführung eines neuen Tools gewisse Grundregeln definiert werden. Die späteren Nutzer müssen vor dem Startschuss genau wissen, welche Möglichkeiten sich ergeben und welche Regeln beachtet werden müssen, damit der gewünschte Nutzen auch eintreten kann. Wenn dem nicht so ist, wird Frust aufkommen und der eigentliche Sinn der Arbeitserleichterung wird für den User aus dem Fokus der Wahrnehmung rücken.
Für MS Teams ist beispielsweise die Strukturierung der Dateiablage ein essenzieller Punkt. Die spätere SharePoint-Struktur richtet sich nach dem Aufbau der angelegten Teams und Kanäle, sodass die grundsätzliche Struktur gemeinsam innerhalb des Unternehmens entwickelt und nicht durch einen Dienstleister komplett fremdbestimmt werden sollte. Bisherige Ordner- und Ablageprozesse sowie interne Strukturen müssen dabei als Basis dienen, die durch den Einsatz von MS Teams durch die neu geschaffene Ebene der vereinfachten Kommunikation erweitert werden. Diese Kommunikationsebene wiederum beeinflusst dann auch wieder das Ablagesystem und soll insgesamt einen Produktivitätszuwachs beider Bereiche begünstigen.
Ein Beispiel: Bisher gab es Telefonate, E-Mails, persönliche Absprachen und WhatsApp-Nachrichten zwischen unterschiedlichen Abteilungen, die alle zum Projekt XYZ gehörten, aber nicht zentral für alle zugänglich verfügbar waren. Das sorgte immer wieder für Verzögerungen in der Bearbeitung, da die ständige Nachfrage nach dem Status alle aufhält. Mithilfe von Microsoft Teams wird einem abteilungsübergreifenden, gemeinsamen Projekt durch Teams und Kanäle ein Raum zur Planung, Kommunikation und Dateiablage gegeben, der allen gleichermaßen Übersicht gibt und die Zusammenarbeit dadurch erheblich erleichtert.
Damit das Teamwork dann aber effizient stattfinden kann, muss die Ablagestruktur für alle geklärt sein. Auch die Projektkommunikation muss eindeutig geregelt sein. Es ist absolut sinnvoll im betroffenen Projekt ausschließlich in Teams zu kommunizieren. Dann werden die Schätze gehoben, die sich mit dem Werkzeug ergeben. Diese Spielregeln müssen definiert und kommuniziert werden.
Kein anderer Außenstehender gibt etwas vor, sondern das Team an sich kann gemeinsam einen sinnvollen Ablageprozess definieren. Diese flexible Arbeitsweise sorgt dafür, dass alle Beteiligten insgesamt vorausschauender denken müssen und ein Bewusstsein für die Auswirkungen ihrer eigenen Prozesse entwickeln.
Die Gruppierung von Kompetenzen oder Themenbereichen birgt also eindrucksvolles Produktivitäts- und Effizienzpotenzial, sodass der Einsatz dieses Kollaborationstools unglaubliche Möglichkeiten für das Unternehmen bietet, wenn gewisse Grundstrukturen eingehalten werden.
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